Wie kann ich Belege mit dem Smartphone digitalisieren?

Einrichtung DATEV Upload mobil

Mit Hilfe der DATEV App Upload mobil für Android und iOS kannst du deine Buchhaltungsbelege ganz einfach mit dem Smartphone digitalisieren.

Um Belege mit dem Smartphone zu digitalisieren, benötigst du Android ab mind. Version 5.0 oder iOS.

Zusätzlich zur Anmeldung am DATEV Rechenzentrum für den Upload der Belege wird die App DATEV SmartLogin benötigt.

Installation der DATEV Upload mobil App

Beide Apps kannst du aus dem Google Playstore oder Apple Appstore herunterladen.

Hier findest du die Download Links.

Android:

DATEV SmartLogin App: https://play.google.com/store/apps/details?id=de.datev.smartlogin

DATEV Upload mobil App (Scan-App): https://play.google.com/store/apps/details?id=de.datev.belegtransfer

iOS:

DATEV SmartLogin App: https://apps.apple.com/de/app/datev-smartlogin/id943870921

DATEV Upload mobil App (Scan-App): https://apps.apple.com/de/app/datev-upload-mobil/id1079321342

Richtige Voreinstellungen

Damit die Datenmenge, die du über den Smartphone Tarif an DATEV Unternehmen online schickst, überschaubar bleibt, empfehle ich dir in den Einstellungen (Zahnrad-Symbol) den Standardfilter auf Schwarz-Weiß zu ändern.

Hinweis: Auch für deine/n Buchhalter/in haben kleinere Dokumente einen Vorteil. Diese lassen sich gegenüber in Farbe abfotografierten Belege viel schneller abrufen und auch buchen.

Scanne deinen ersten Beleg

Nun machen wir gemeinsam den ersten Test-Scan. Gehe dazu mit deinem Finger auf das Plus-Symbol rechts unten in der Ecke und gehe auf Foto aufnehmen.

Halte dein Smartphone über den Beleg den du fotografieren möchtest und warte bis der grüne Rahmen den Beleg erfasst und die App das Foto automatisch aufnimmt.

Über die Symbol-Leiste am unteren Bildschirmrand kannst du den Beleg anschließend noch zuschneiden oder einen weiteren Scan hinzufügen. Das ist besonders praktisch, wenn eine Rechnung mehrere Seiten hat oder die Rückseite ebenfalls fotografiert werden muss.

Auch bei langen Quittungen, wie zum Beispiel Bewirtungsbelegen oder IKEA Kassenzetteln, kann es sinnvoll erst den oberen und dann den unteren Teil zu fotografieren, da sonst der Beleg in der Buchhaltung nicht lesbar ist.

Tipp: Falls der Beleg nicht automatisch erkannt wird, drücke einfach auf den Auslöser und pass die Ränder eben manuell an. Das geht meist schneller als auf die Erkennung zu warten.

Upload des Belegs

Nach dem du den Beleg gescannt hast, musst du dich über den DATEV Smartlogin anmelden. Sobald du angemeldet bist, kannst du einmal die Anwendung, hier DATEV Unternehmen online, das Unternehmen für das du den Beleg hochladen möchtest sowie den Belegtyp des Belegs auswählen.

Über das grüne Wolkensymbol kannst du Beleg anschließend hochladen.

Tipp: Sollte der Upload nicht funktionieren, liegt dies meist daran, dass die App nicht richtig am DATEV Rechenzentrum angemeldet ist. Gehe dazu rechts oben in der App auf das grüne Männchen, melde dich nochmal ab und neu an. Anschließend sollte der Upload wieder funktionieren.